El monitoreo digital consiste en revisar y supervisar todas las actividades que realiza la infraestructura de una empresa. Gracias al monitoreo y control de procesos, podemos identificar amenazas cibernéticas, patrones en el uso y comportamientos de red, todo esto con el fin de implementar estrategias de aprovechamiento.
Revisemos a continuación cómo podemos mejorar los procesos de la empresa con un sistema de monitoreo digital.
Categorías en un sistema de monitoreo
Para cumplir con los objetivos de procesos de una empresa, un sistema de monitoreo se vale de herramientas que, en general, entran dentro de etas 3 categorías:
- De observación: para controlar la efectividad con la que operan los distintos recursos computacionales (software, hardware y aplicaciones).
- Analíticas: se analiza la información obtenida en la observación de los activos digitales para encontrar problemas y sus causas.
- De engagement: con estas herramientas se pueden tomar acciones concretas con base en las observaciones y análisis anteriores.
Funciones de los encargados de monitoreo
Para que el monitoreo de una empresa logre mejorar los procesos de forma efectiva, e debe designar a ciertos encargados. Estos deben enfocarse en las siguientes cuatro áreas del monitoreo y control de procesos digital:
- Monitoreo del desempeño: se revisa el rendimiento de los servidores y recursos digitales para comprobar que todas las aplicaciones de red funcionan bien.
- Monitoreo del sistema: se examinan tanto software como hardware, incluyendo discos duros, tarjetas madre, RAM, etc.
- Monitoreo de usuario: se observan el comportamiento y las interacciones de cada usuario para detectar problemas que puedan tener al utilizar las aplicaciones y el equipo.
- Monitoreo de seguridad: se detectan amenazas y ataques para proteger a los usuarios y su información.
Claves para incorporar un sistema de monitoreo para procesos
1. Analizar la necesidad
Primero decidiremos las áreas de la organización que se monitorearán, para esto, debemos identificar cómo surgió esta necesidad de controlar (control interno del desempeño, generar reportes para terceros, etc.).
2. Las mediciones que necesitamos
Debemos elegir solo las mediciones necesarias para nuestro objetivo, ya que si deseamos medir varios tipos de resultados, nuestro sistema se irá haciendo cada vez más complejo y requerirá de más recursos.
3. Relación de la organización con la tecnología
Antes de implementar un sistema de monitoreo, debemos verificar el equipo tecnológico con el que contamos: si utilizamos computadoras, tabletas o smartphones, cómo es nuestra conexión a internet, qué sistema operativo y parches utilizamos; y, más importante aún, la capacidad de nuestros usuarios para manejarlos. ¿Es necesario capacitar? ¿Se debe contratar a personal calificado?
4. Conocer el alcance del sistema
Se recomienda empezar el sistema por un solo programa, y luego ir ampliándolo hasta abarcar todas las demás áreas de la organización que se decidieron monitorear.
5. Quiénes serán los usuarios
Saber a quiénes va dirigido el uso de este sistema (a directivos, funcionarios internos o externos), y cómo utilizarán la información obtenida, nos ayudará a decidir qué funciones se necesitan y cómo deben visualizarse los datos.
6. Estructura de la información
Con este nuevo sistema recopilaremos una gran cantidad de información, debemos estar preparados y contar con los métodos y herramientas necesarios para almacenar y organizar estos datos adecuadamente, y así facilitar su posterior búsqueda y utilización.
7. Evaluación
Implementamos este sistema con el fin de obtener datos para evaluarlos y poder solucionar los problemas detectados, pero, si nuestros colaboradores no cuentan con la práctica necesaria para una correcta evaluación, debemos enfocarnos primero en la capacitación.
Con un sistema de monitoreo, como el que ofrece GSTI, obtendremos mayor disponibilidad y rendimiento de nuestros sitios web, detectaremos problemas rápidamente y recopilaremos información valiosa para planificaciones futuras; todo lo necesario para alcanzar los objetivos de procesos de una empresa, de una forma efectiva y rentable.
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