El flujo de trabajo es la secuencia de tareas e información que una empresa sigue para lograr un objetivo específico. La gestión de flujo de trabajo se refiere a la definición, ejecución y optimización de estos procesos empresariales, en especial mediante la automatización.
Hoy en día, las empresas deben agilizar sus procesos utilizando sistemas de flujo de trabajo, para estar al alcance de las exigencias del mercado y cumplir las nuevas expectativas de los clientes.
Pasos para mejorar el flujo de trabajo
Antes de conocer cómo la tecnología puede contribuir con la optimización del flujo de trabajo, primero debemos reconocer tres aspectos esenciales que ayudan a mejorarlo de forma más genérica. Con estos puntos resueltos, la implementación tecnológica será más sencilla.
1. Conocer todas las actividades de cada sector de la empresa.
Las diferentes actividades dentro de una empresa se dividen en procesos, y estos, a su vez, en tareas. Cada tarea requiere de ciertos recursos humanos, materiales y capitales necesarios para su ejecución, los cuales debemos conocer para tener identificadas las necesidades de cada una de estas tareas. Este es el primer paso hacia la optimización.
2. Documentar los procesos actuales para cada actividad
Debemos ver todas las operaciones de nuestra empresa como una línea de ensamblaje, donde cada proceso conlleva a la realización del siguiente hasta cumplir con el objetivo final.
Documentar en detalle los procesos actuales, cada tarea que realizan los empleados y la forma en que las hacen, nos ayudará a identificar dónde se producen las fallas o cuáles procedimientos quedaron obsoletos. Es decir, ya no es solo identificar qué partes se involucran con cada tarea, sino además cómo lo hacen.
3. Utilizar la tecnología para automatizar los procesos
Una empresa integradora de tecnología utiliza herramientas para evitar ejecutar tareas repetitivas que quitan tiempo a los empleados y a los tomadores de decisiones.
A través de los sistemas de flujo de trabajo, podemos reconocer qué actividades pueden automatizarse para que nuestros colaboradores logren enfocarse en tareas específicas que solo ellos pueden realizar, ayudando así a mejorar la productividad general del equipo.
Cómo mejorar el flujo de trabajo con herramientas tecnológicas
Centros de monitoreo
Para monitorear la gestión de flujo de trabajo de los procesos de nuestro negocio, desde las aplicaciones hasta la infraestructura tecnológica, podemos solicitar la implementación de centros de monitoreo.
Los centros de monitoreo permiten prevenir incidentes, registrar los eventos que suceden y así poder resolverlos a tiempo.
Servicios en la nube
Los servicios que permiten migrar nuestro entorno TI completamente a la nube, tales como construcción de la infraestructura, plataformas para desarrollar software y programas a los que accedemos en línea, todos los cuales ayudan a mejorar el flujo de trabajo, permitiéndonos ahorrar tiempo y dinero.
Integración continua
Una empresa integradora de tecnología es una empresa que ha transformado la mayoría o la totalidad de sus procesos tradicionales, y que ha logrado llevarlos al ámbito digital con éxito.
Para no preocuparnos por los procesos de instalación y mantenimiento de los distintos software, podemos contratar un servicio de integración continua que nos provea las herramientas para estar siempre actualizados.
Gestión de servicios
Se refiere a los servicios que nosotros entregamos a los usuarios internos o a los clientes externos. Con esta herramienta, podemos gestionarlos correctamente definiendo cada uno, haciendo un catálogo de todos, y midiendo su desempeño.
El ahorro de tiempo, la estandarización de las tareas, una mejor gestión de la información, la disminución de errores y la evaluación del desempeño, son solo algunas de las ventajas de un flujo de trabajo optimizado.
GSTI nos brinda diferentes soluciones tecnológicas que nos permitirán mejorar nuestro flujo de trabajo y cumplir nuestras metas.
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